管理のゴチャゴチャから卒業!フリーランス向け業務効率化術講座

「日々仕事に追われている」と感じる方はどのくらいいるでしょうか。本当は友達と会いたかったけど忙しくて難しい、好きで始めたことに時間を割けていないーーなど、小さな悩みが大きなストレスになっているという方もいるかもしれません。

そういう小さな悩みを解決すべく、株式会社midnight sunでは業務効率化支援事業を展開しており、参加者の課題に合わせてカスタマイズした講座を都度開催しています。

今回はフリーランスの方を主な対象とした「管理のゴチャゴチャから卒業!」がコンセプトの講座の内容についてお届けします。

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講座開催背景

この業務効率化講座は、あるフリーランスの方からの「複数の仕事をやっているが故に、ツールもタスクもゴチャゴチャして困っている」という一声から始まりました。

その他にも寄せられた、以下のようなたくさんの悩み。それらに応えるべく講座を開催することになった、というのが今回の開催背景です。

  • あのドキュメントのURLどこだっけ問題
  • ITツールをたくさん使いすぎて逆に管理できてない問題
  • とはいえどのツールを使えばいいのかわからない問題など

参加者のお悩み

今回の業務効率化講座には、6人のパラレルワーカーが参加しました。事前にいただいていたお悩みをいくつか紹介します。

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W.J.さん 40代男性 個人事業主 「チームでやることで調整ごとが増えたが、その調整ごとが苦手なのでツールを使ってこなしていきたいです」 E.Y.さん 40代女性 個人事業主 「ツールが散らかってどうにかなってしまいそうだから、それをどうにかしたいです」 H.E.さん 20代女性 大学生 「管理ツールがそもそも何があるのか、そのツールをどう最大限使うかにあまり拘れていなかったので業務効率化していくための視点を知りたいです」

上記のお悩みを元に、「そもそもなぜ業務効率化が必要なの?」「業務効率化させていく上で必要な考え方は何?」など基本的な考え方から、すぐに使える実践的なテクニックまで、幅広い内容を網羅した内容になりました。

講座の内容と雰囲気

ここからは、講座の内容とその時の雰囲気について簡単にレポートします。

講師を務めたmidnight sun代表の角田から、参加者へ「『整然』という言葉を聞いてイメージしたモノ、コト、人を教えてください」という問いかけが。これは、業務管理のゴチャゴチャ、つまり雑然とした業務管理の反対である「整然」を目指すべく、まずはそのイメージを抱いてもらうためです。

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参加者の回答もユニークなものばかりだったので、ぜひご覧ください。

N.Y.さん「軍隊。バラけていて当然のものが揃っている」 S.T.さん「鴨川のカップル」 H.E.さん「京都の街は、碁盤の目みたいになっててシンプル

ちなみに、角田は「無印良品の店舗。どこに何があるか分かりやすい」という回答でした。業務におけるゴチャゴチャを改善するためには、この状態を目指していくことが大事になります。

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今回のレポート記事では、その中でも基礎的な業務効率化テクニックについて紹介したいと思います。

①基礎的な業務効率化テクニックその1:辞書登録

まず、繰り返し使う文章や、何度も使うことのある固有名詞やリンクは辞書登録しておきましょう。以下にいくつか例を示します。

  • 「今後とも宜しくお願いいたします」→「こん」で登録
  • 自己紹介記事のURL(http://~~)→「じこ」で登録
  • 自宅の住所→「じゅ」で登録

ちょっとしたことですが、複数回使ったことのあるものは辞書登録をしておくと、まさにチリツモで時間短縮に繋がります。

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iPhoneを使う方であれば、「設定」  >「一般」>「キーボード」>「ユーザ辞書」という順番でタップすれば辞書登録の画面が出てきます。

Androidの場合は、「設定」  >「システム」>「言語と入力」>「詳細設定」>「単語リスト」ですね。

この辞書登録のコツは、頭文字2文字で登録すること。3文字以上になると入力に少し時間がかかり、1文字だとそもそも登録ができないので、2文字が最も時短になるのですね。

②基礎的な業務効率化テクニックその2:フォルダ&名前のルール決め

「あのファイルどこにいったっけ?」とならないように、フォルダの名前の付け方(番号の振り方)を最初に決めておくことが大事です。そうすることで、以下のことが可能になります。

  • 関係あるWebサイトやドキュメントをブックマークにポイポイ保存しておく
  • チャットツールのチャンネル名とフォルダ名を一致させて、ファイルの保存場所をチャットツールに貼っておく
  • 今自分がやっていることを階層的に理解できる

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例えば、角田の場合は以下のような階層分けにしています。

A社からいただいたクライアントワークの場合、「cl_01_A社」というネーミングになるのですね。これにより、今どのくらいの案件があって、どこにファイルがあるのかがすぐにわかります。

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ここで、冒頭の問いかけに戻ります。無印良品の店舗のように、どこに何があるかすぐにわかると、ファイルを探したり連絡をしたりするのが容易になりますよね。

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これらの基礎テクニックは、他の管理ツールと組み合わせることでより効果を発揮します。例えば、『Spir』という日程調整ツールで事前に作成した日程調整用URLを「ちょ」などと辞書登録をしておけば、1秒でURLを呼び出せるので日程調整の手間を大きく省くことができます。

他にも講座では、

  • Googleフォームの回答を自動でチャットツールに転送する方法
  • タスク管理ツールの通知を自動でチャットツールに転送する方法
  • メールどこ行ったっけ問題を解消する方法
  • タスクを毎日自動でリマインドさせる方法

などの実践的なスキルについても紹介されました。

参加者の反応と感想(講座後の変化)

90分に渡る講座を終えて、参加者からこのような声をいただきました。

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N.Y.さん 40代男性 会社経営者 「すぐに活かせる内容で良かったです!」「まずは辞書登録に絞って実践中です。すでに30個以上登録して、かなりタイピングが楽になりました!僕けっこうスタンプを使うので、『スタンプも登録すれば探す手間が省けるのでは…』と考えて🙇‍♂️🙌😊など、よく使うスタンプをすぐ呼び出せるようにしています!」 E.Y.さん 40代女性 個人事業主 「効率化にも、アプリを変える、以外にもいろいろ方法があるなー!というのがわかりました!」 「これをやれば楽になる!と言い聞かせて、ちゃんとその時間をゆっくり取るのも大事ですね。追われていると、そこやらないから」 H.M.さん 20代女性 会社員 「早速、辞書登録機能をめちゃめちゃ使ってます。作業にしてはほんの短いことだけど、少しずつ効率化を図っていきたいです」

今回は、講座からあえて1週間の間隔を空けて実施後アンケートを取りました。参加者の方々に早速実践いただき、効果も実感していただけたようです。

また、アンケートでの参加者の声や運営側の考えを踏まえ、業務効率化の相談や情報共有が可能なオンラインコミュニティ『テキパキーズ』も発足しました。講座へ参加いただいた方限定で参加可能なコミュニティとなっているため、興味がある方はまず一度講座へご参加ください。

お悩みに合わせて講座内容を決定します。講座に興味のある方、会社や部署単位での講座を希望する方など、ぜひ気軽にお問い合わせください。

ライター:林映見